Regulamin organizacji spotkań oraz warsztatów praktycznych ze studentami prawa w ramach projektu „Asystent Sędziego – Prawo. Praktyka. Przyszłość”
§ 1. Postanowienia ogólne
1. Regulamin określa zasady organizacji i uczestnictwa w spotkaniach, ze szczególnym uwzględnieniem ochrony danych osobowych uczestników, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
2. Organizatorem spotkań jest Minister Sprawiedliwości, z siedzibą: Al. Ujazdowskie 11, 00-950 Warszawa, zwany dalej „Organizatorem”.
3. Organizator może rejestrować (utrwalać) przebieg spotkań dla celów dokumentacyjnych, sprawozdawczych oraz realizacji zadań publicznych o charakterze informacyjnym i edukacyjnym. Wizerunek i głos uczestników spotkań może zostać utrwalony, a następnie rozpowszechniony dla
celów dokumentacyjnych, sprawozdawczych i promocyjnych na serwisach internetowych i mediach społecznościowych, których administratorem jest Organizator.
§ 2. Cel spotkań
Celem spotkań jest zwiększenie świadomości o zawodzie asystenta sędziego, w szczególności budowanie rozpoznawalności zawodu wśród studentów i absolwentów prawa oraz realizacja działań edukacyjnych i informacyjnych w zakresie funkcjonowania wymiaru sprawiedliwości.
§ 3. Zasady uczestnictwa w spotkaniach
1. Uczestnikami spotkań mogą być osoby, które dokonały zgłoszenia w terminie określonym przez Organizatora i otrzymały potwierdzenie prawidłowego zgłoszenia.
2. Zgłoszenie udziału w spotkaniu następuje poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego udostępnionego przez Organizatora.
3. Przesłanie zgłoszenia jest równoznaczne z zapoznaniem się z niniejszym regulaminem i jego akceptacją.
§ 4. Ochrona danych osobowych
1. Administratorem danych osobowych uczestników jest Organizator.
2. Administrator przetwarza dane uczestników w postaci:
1) danych podanych w formularzu zgłoszenia: imię, nazwisko, adres e-mail, numer kontaktowy, miejscowość, uczelnia, kierunek studiów i rok studiów,
2) numeru PESEL – w przypadku wydarzeń wymagających zapewnienia bezpieczeństwa przez Służbę Ochrony Państwa,
3) wizerunku i głosu utrwalonego podczas spotkań.
3. Dane osobowe uczestników będą przetwarzane w celu:
1) organizacji i przeprowadzenia spotkań i warsztatów,
2) kontaktowania się z uczestnikami,
3) zapewnienia bezpieczeństwa wydarzenia,
4) realizacji działań informacyjnych i edukacyjnych Ministra Sprawiedliwości w ramach działu administracji rządowej „Sprawiedliwość”,
5) dokumentowania przebiegu wydarzenia, publikacji wyników spotkań i warsztatów oraz relacji z wydarzeń na stronach internatowych i profilach we mediach społecznościowych Organizatora.
4. Decyzje nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowanych i dane osobowe uczestników nie będę profilowane.
5. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:
1) art. 6 ust. 1 lit. e RODO – wykonanie zadania realizowanego w interesie publicznym, polegającego na działalności edukacyjnej, informacyjnej i popularyzatorskiej Ministra Sprawiedliwości, w szczególności na podstawie przepisów ustawy z dnia 4 września 1997 r. o działach administracji rządowejDz.U.2025.1275),
2) art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, w szczególności w związku z przepisami ustawy o Służbie Ochrony Państwa,
3) art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w zakresie przetwarzania wizerunku uczestnika, w przypadkach wymagających zgody.
6. Podanie numeru PESEL jest niezbędne do realizacji obowiązków związanych z zapewnieniem bezpieczeństwa uczestników wydarzenia oraz osób objętych ochroną Służby Ochrony Państwa. Dane te są przekazywane Służbie Ochrony Państwa wyłącznie w zakresie i celu niezbędnym do przeprowadzenia czynności sprawdzenia uczestników wydarzenia. Podstawą przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c i e RODO w zw. z art. 6, 20 i 21 ustawy o Służbie Ochrony Państwa.
7. Dane osobowe mogą być przekazywane lub powierzane podmiotom współpracującym z Organizatorem przy organizacji wydarzenia, w szczególności:
1) podmiotom prowadzącym obsługę informatyczną IT,
2) podmiotom prowadzącym obsługę rejestracji zgłoszeń,
3) podmiotom prowadzącym spotkania/warsztaty,
4) podmiotom zarządzającym obiektem w którym odbywa się spotkanie/warsztaty.
8. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania, a następnie przez okres wynikający z przepisów o archiwizacji dokumentów obowiązujących u Organizatora.
9. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych – kontakt: iod@ms.gov.pl.
10. Uczestnikom przysługuje prawo:
1) dostępu do danych,
2) sprostowania danych,
3) ograniczenia przetwarzania,
4) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (w zakresie art. 6 ust. 1 lit. e RODO),
5) cofnięcia zgody (w zakresie art. 6 ust. 1 lit. a RODO – wizerunek),
6) wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
§ 5. Zgoda na wykorzystanie wizerunku
1. Spotkanie może być rejestrowane w formie audio i wideo oraz fotografowane.
2. Wizerunek uczestników może być utrwalany i wykorzystywany:
1) w celu dokumentowania wydarzenia,
2) w relacjach z wydarzenia publikowanych przez Organizatora.
3. W zakresie, w jakim wykorzystanie wizerunku wykracza poza dokumentowanie i relacjonowanie wydarzenia, przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody uczestnika, o której mowa w art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
4. Udzielenie zgody na wykorzystanie wizerunku jest dobrowolne i może zostać cofnięte w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
5. Udział w spotkaniu jest jednoznaczny z wyrażeniem zgody na przetwarzanie wizerunku przez Organizatora na potrzeby wydarzenia.
§ 6. Obowiązki uczestników
1. Uczestnik spotkania jest zobowiązany do:
1) przestrzegania postanowień niniejszego regulaminu,
2) zachowania kultury wypowiedzi i szacunku wobec innych uczestników,
3) nieujawniania danych osobowych oraz wizerunku innych uczestników bez ich wyraźnej zgody.
2. Uczestnicy nie są administratorami danych osobowych ani podmiotami przetwarzającymi w rozumieniu RODO w związku z udziałem w wydarzeniu.
3. Dostęp do materiałów zawierających dane osobowe (jeżeli zostanie zapewniony podczas warsztatów) ma charakter ograniczony, tymczasowy i służy wyłącznie realizacji celu edukacyjnego wydarzenia.
§ 7. Postanowienia końcowe
1. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w regulaminie, o ile nie naruszają one praw uczestników.
2. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania.