Regulamin organizacji spotkań ze studentami prawa z cyklu „Asystent Sędziego – Prawo. Praktyka. Przyszłość”
§ 1. Postanowienia ogólne
1. Regulamin określa zasady organizacji i uczestnictwa w spotkaniach, ze szczególnym uwzględnieniem ochrony danych osobowych uczestników, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
2. Organizatorem spotkań jest Minister Sprawiedliwości, z siedzibą: Al. Ujazdowskie 11, 00-950 Warszawa, zwany dalej „Organizatorem”.
3. Organizator rejestruje (utrwala) przebieg spotkań dla celów dokumentacyjnych, sprawozdawczych i promocyjnych. Organizator zastrzega sobie prawo do rejestracji (utrwalania) całości spotkań oraz przygotowań do niej wszelkimi możliwymi sposobami rejestracji. Wizerunek i głos uczestników spotkań może zostać utrwalony, a następnie rozpowszechniany dla celów dokumentacyjnych, sprawozdawczych i promocyjnych na serwisach internetowych i mediach społecznościowych , których administratorem jest Organizator.
§ 2. Cel spotkań
Celem spotkań jest zwiększenie świadomości o zawodzie asystenta sędziego, ze szczególnym uwzględnieniem budowania rozpoznawalności zawodu wśród studentów i absolwentów prawa.
§ 3. Zasady uczestnictwa w spotkaniach
1. Uczestnikami spotkań mogą być osoby, które dokonały zgłoszenia w terminie określonym
przez Organizatora i otrzymały potwierdzenie prawidłowego złożenia zgłoszenia.
2. Zgłoszenie udziału w spotkaniu jest równoznaczne z akceptacją niniejszego regulaminu.
3. Zgłoszenie następuje poprzez wypełnienie formularza rejestracyjnego udostępnionego przez Organizatora.
§ 4. Ochrona danych osobowych
1. Administratorem danych osobowych uczestników jest Organizator.
2. Administrator zbiera dane uczestników w postaci wizerunku oraz dane wskazane w
formularzu zgłoszenia: imię, nazwisko, adres mailowy, numer kontaktowy, miejscowość.
3. Dane osobowe uczestników będą przetwarzane wyłącznie w celu organizacji i przeprowadzenia spotkań, w tym:
a) kontaktowania się z uczestnikami w sprawach związanych ze spotkaniami;
b) publikacji wyników spotkań oraz relacji z wydarzenia na stronach internetowych i profilach w mediach społecznościowych Organizatora.
4. Dane osobowe uczestników nie będą przekazywane żadnym odbiorcom danych oraz nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.
5. Decyzje nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i dane osobowe uczestników nie będą profilowane.
6. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Kontakt: iod@ms.gov.pl.
7. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest zgoda uczestnika, udzielona podczas procesu zgłoszenia (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
8. Uczestnikom przysługuje prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
9. Uczestnik ma prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
10. W przypadku podejrzenia, że dane są przetwarzane z naruszeniem przepisów RODO przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
11. Dane osobowe uczestnika podane w formularzu zgłoszenia będą zbierane w celu dokonania zapisu i nie podlegają przechowywaniu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO.
12. Dane osobowe, mogą być przekazywane lub powierzane do przetwarzania osobom/podmiotom, z którymi Organizator współpracuje w związku z organizacją spotkań, m.in. podmiotom prowadzącym obsługę informatyczną IT, podmiotom prowadzącym obsługę rejestracji zgłoszeń, podmiotom prowadzącym spotkania, podmiotom będącym właścicielem/zarządcą obiektu, w którym odbywa się spotkanie.
§ 5. Zgoda na wykorzystanie wizerunku
1. Spotkanie może być rejestrowane w formie audio i wideo oraz fotografowane w celu dokumentacji i promocji działań Organizatora.
2. Organizator ma prawo do wykorzystania wizerunków uczestników na zasadach określonych w art. 81 ustawy z 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2025 r. poz. 24).
3. Spotkania mogą być fotografowane lub filmowane w całości lub części. Udział w wydarzeniu jest równoznaczny z udzieleniem nieodpłatnej zgody na nagrywanie, fotografowanie, filmowanie lub dokonywania innego rodzaju zapisu oraz na pokazywanie lub rozpowszechnianie tego materiału na stronie internetowej i mediów społecznościowych Organizatora.
4. Udział w spotkaniu jest jednoznaczny z wyrażeniem zgody na przetwarzanie wizerunku przez Organizatora na potrzeby wydarzenia.
§ 6. Obowiązki uczestników
1. Uczestnik spotkania jest zobowiązani do:
a) przestrzegania postanowień niniejszego regulaminu;
b) zachowania kultury wypowiedzi i szacunku wobec innych uczestników;
c) nieujawniania danych osobowych oraz wizerunku innych uczestników bez ich wyraźnej zgody.